ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO PUEDE UTILIZARSE Y DIVULGARSE INFORMACIÓN MÉDICA ACERCA DE USTED Y CÓMO PUEDE ACCEDER A ESTA INFORMACIÓN. LÉALO DETENIDAMENTE.
I. Nuestro deber legal
MetroPlus está obligado por ley a proteger la confidencialidad de toda información sobre la salud que refleje su identidad. MetroPlus también debe entregarle este aviso para informarle acerca de nuestros deberes legales y prácticas de confidencialidad, es decir, de qué manera MetroPlus puede utilizar y dar a otros ("divulgar") su información protegida sobre la salud ("IPS"). MetroPlus tiene el deber legal de respetar las prácticas descritas en nuestro aviso de confidencialidad actual.
II. Maneras en las que podemos utilizar y divulgar información sobre su salud
A. MetroPlus DEBE divulgar su IPS:
- a usted o quien tenga el derecho legal de actuar por usted (su representante personal);
- al Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de Estados Unidos, si es necesario, para asegurar que su intimidad quede protegida;
- según lo exija la ley.
No es necesario recibir su consentimiento por escrito para efectuar estas divulgaciones. Algunos ejemplos de divulgaciones que pueden ser requeridas por ley incluyen: (a) divulgaciones a organismos del gobierno tal como lo requieran las leyes de Nueva York que regulan a las organizaciones de servicios de mantenimiento de la salud; (b) información presentada a funcionarios de salud pública relacionada con abuso infantil, violencia doméstica, nacimientos, muertes y diversas enfermedades; (c) contestaciones a órdenes judiciales o a citaciones emitidas por un gran jurado o tribunal administrativo; (d) divulgaciones que sean necesarias para cumplir con las leyes de compensación a los trabajadores.
B. MetroPlus PUEDE utilizar y divulgar su IPS para los fines que se describen a continuación.
De acuerdo con las leyes de Nueva York, se necesita su consentimiento para determinadas divulgaciones, excepto en la medida en que tales divulgaciones sean hechas al Departamento de Salud para que garantice o controle la calidad, o sean requeridas por ley de alguna otra manera. Generalmente, el consentimiento requerido está contenido en los formularios de solicitud y renovación de inscripciones. Al efectuar divulgaciones con estos fines, MetroPlus también debe respetar las leyes federales, estatales y locales que proporcionan protección especial a la confidencialidad de la información sobre la salud relativa al VIH, la salud mental y el tratamiento para la dependencia de sustancias químicas.
- Tratamiento: Podemos utilizar su IPS y divulgarla a proveedores de cuidados de salud tal como resulte necesario para que usted obtenga el cuidado de salud que necesita. Por ejemplo, un administrador de cuidados de enfermería de MetroPlus puede ayudarlo a obtener los servicios especiales o el equipamiento médico que su médico prescriba. En ese caso, el administrador de cuidados tendría que discutir su afección y necesidades específicas con los proveedores para asegurar que usted obtenga los servicios o equipos adecuados cuando los necesite. También damos a nuestros administradores de beneficios farmacéuticos y dentales una cantidad limitada de IPS que necesitan para proporcionar beneficios a los miembros.
- Pagos: MetroPlus utiliza y divulga IPS para pagar por los servicios cubiertos por su plan de salud. Por ejemplo, los proveedores de cuidados de salud que lo tratan nos facturan por sus servicios e incluyen IPS en sus facturas. MetroPlus utiliza esta información para determinar si los servicios están cubiertos por el plan y cuánto debe pagar MetroPlus. También podemos examinar los registros médicos de su médico u hospital para decidir si los servicios son clínicamente necesarios o para verificar una afección médica de emergencia. Además, MetroPlus puede divulgar su IPS a los proveedores o sus encargados de facturación en la aclaración del pago del plan y en la resolución de disputas relacionadas con el pago.
MetroPlus también puede utilizar y divulgar su IPS según sea necesario para cobrar por lo que hacemos. Por ejemplo, el estado de Nueva York le paga a MetroPlus por administrar los beneficios del plan de salud para los afiliados a los programas Medicaid Managed Care, Family Health Plus y Child Health Plus. MetroPlus divulga una cantidad limitada de IPS al facturar al estado y puede divulgar la IPS que sea necesaria para resolver los desacuerdos relacionados con el pago. También, a efectos de recibir los pagos del estado, MetroPlus debe cumplir con sus responsabilidades de acuerdo con nuestros contratos con el estado y con la ciudad de Nueva York. Estas responsabilidades incluyen la presentación de IPS tal como lo requiera el estado y la ciudad para que lleven adelante el control y administración de estos programas. Para tomar otro ejemplo, MetroPlus puede utilizar o divulgar su IPS para obtener los pagos que correspondan de acuerdo con un contrato de reaseguro.
- Actividades relativas al cuidado de salud: MetroPlus puede utilizar y divulgar IPS cuando sea necesario para asegurar que usted reciba un cuidado de salud y servicios del plan de salud de calidad. Estas actividades pueden ser realizadas por nuestros empleados o por socios contratados por MetroPlus. A continuación damos algunos ejemplos.
Con el fin de prestar servicios al cliente, podemos utilizar su IPS y divulgarla a los proveedores contratados o socios comerciales. Por ejemplo, para investigar y resolver una queja o un problema que nos sea presentado, nuestro personal tendría que discutir la situación, incluso parte de su IPS, con personal tanto interno como ajeno a MetroPlus. Para tomar otro ejemplo, MetroPlus da una cantidad limitada de información de contacto y cobertura del afiliado a la compañía que opera nuestra línea directa fuera del horario normal de atención, de forma que sus representantes puedan conectarlo telefónicamente con los proveedores de cuidado de salud.
MetroPlus puede utilizar y divulgar IPS acerca de usted (por ejemplo, llamándolo o enviándole una carta) para recordarle acerca de una cita para un tratamiento o de que ha llegado el momento de programar una cita para un chequeo médico regular o para vacunarse, o bien para dar información acerca de tratamientos alternativos ("opciones") u otros beneficios y servicios relacionados con la salud que puedan ser de su interés.
Se puede utilizar y divulgar su IPS para mantener la calidad en la administración. Esto incluye la evaluación del desempeño de nuestros empleados, proveedores contratados y socios comerciales, así como el control y mejoramiento de la calidad de los programas, la información y los procesos comerciales del plan. Para dar un ejemplo, sus registros médicos pueden ser examinados por nuestro personal encargado de la calidad de la administración o por inspectores de enfermería contratados para evaluar la calidad de los cuidados proporcionados a usted y a todos los miembros del plan.
Otros ejemplos de actividades de MetroPlus que forman parte del funcionamiento del plan de salud y pueden suponer la utilización y divulgación de su IPS son: las presentaciones de tasas de primas y otras actividades propias de la contratación para proveer cobertura de salud; auditorías financieras; planificación y desarrollos comerciales; inspecciones de licenciamiento, certificación y acreditación; inspecciones de cumplimiento de reglas internas; obtención de servicios legales y manejo de asuntos legales; prevención y detección de fraudes.
- Actividades de supervisión de la salud por parte de organismos del gobierno autorizadas por ley. Por ejemplo, proporcionaremos información para ayudar al gobierno a llevar adelante una investigación o inspección de un proveedor de cuidados de salud.
- Actividades de organismos de salud pública autorizadas por ley. Por ejemplo, proporcionamos información para prestar asistencia al Departamento de Salud de la ciudad de Nueva York para mantener su registro de vacunación infantil.
- Divulgación para prevenir una amenaza seria e inminente a la salud y seguridad suyas o de terceros, a alguien que pueda ayudar a prevenir la amenaza.
- A los fines de cumplimiento de la ley, como cuando es requerido por una orden judicial de arresto o para denunciar una acción delictiva cometida en el plan de salud.
- Funciones especializadas del gobierno autorizadas por ley. Si usted es un miembro o veterano de las fuerzas armadas, podemos divulgar IPS acerca de usted tal como lo requieran las autoridades militares. También podemos revelar IPS a los funcionarios federales autorizados para actividades de seguridad nacional. Además, podemos revelar IPS de reclusos a las instituciones correccionales bajo circunstancias limitadas.
III. Se requiere su autorización para otros usos y divulgaciones
Por ley, MetroPlus debe obtener su permiso por escrito (una "autorización") para utilizar o divulgar su IPS para todo fin que no esté incluido en alguna de las categorías de usos y divulgaciones descritas en este aviso. Usted puede cancelar ("revocar") su autorización en cualquier momento escribiendo una carta al encargado de privacidad (Privacy Officer) de MetroPlus. Su carta tendrá vigencia a partir de la fecha en que sea recibida por MetroPlus pero no podemos cancelar divulgaciones ya efectuadas.
IV. Otros de sus derechos de confidencialidad de la información sobre la salud
- Derecho a ver y obtener una copia de su IPS. En la mayoría de los casos, usted tiene derecho a ver u obtener una copia de la información sobre su salud que puede ser utilizada para tomar decisiones acerca de su persona. Las solicitudes deben ser enviadas por escrito al encargado de privacidad de MetroPlus. Si no tenemos su IPS pero conocemos quién la tiene, le diremos a quién debe dirigirse para solicitarla. Le responderemos dentro de los 30 días de haber recibido su solicitud por escrito. En algunas situaciones, podemos rechazar su solicitud, en cuyo caso le informaremos por escrito acerca de las razones para la negativa y acerca de su derecho a que tal decisión sea revisada.
Tal como lo autoriza la ley, le cobraremos $0.75 (75 centavos) por cada página de las copias que solicite. En lugar de proporcionarle la IPS que usted solicitó, le podemos dar un resumen o una explicación de la IPS, siempre que usted esté de acuerdo con ello y con el costo, de antemano.
- Derecho a que se corrija o actualice ("enmiende") su IPS si usted cree que contiene algún error o que falta información importante y nosotros estamos de acuerdo. Usted debe enviar por escrito una solicitud y las razones que la motivan al encargado de privacidad de MetroPlus. Le responderemos dentro de los 60 días de haber recibido su solicitud. Si no podemos procesarla en ese período, podemos extender el plazo por no más de 30 días adicionales. Si necesitamos extender el plazo, le informaremos acerca de la demora y de la fecha para la cual habremos procesado su solicitud. Si aprobamos su solicitud, haremos el cambio que sea necesario en su IPS y se lo comunicaremos. Si sabemos o usted nos informa que alguna otra persona ha recibido la IPS que acordamos enmendar, también le comunicaremos la corrección a esa persona.
Podemos denegar su solicitud si no está hecha por escrito o si no incluye una razón que la sustente. Además, podemos denegarla si:
- la información no fue creada por nosotros, a menos que la persona o entidad que la creó ya no esté disponible para hacer la corrección;
- la información no está en los registros que usted tiene derecho a ver o copiar;
- la ley nos prohíbe la divulgación de la IPS;
- la IPS es correcta y está completa.
Nuestra negativa por escrito expondrá las razones que la motivan e informará acerca de su derecho a presentar por escrito una declaración de desacuerdo. Si usted no la presenta, tiene derecho a pedir que su carta de solicitud y nuestra negativa se adjunten a toda futura divulgación de la IPS.
- Derecho a obtener un listado (una "rendición de cuentas") de las divulgaciones que hemos hecho de IPS acerca de usted. La lista no incluirá los casos en que su IPS fue entregada directamente a usted, a su representante personal o a terceros con su autorización. La lista tampoco incluirá divulgaciones hechas para actividades relacionadas con tratamientos, pagos o cuidados de salud, o para fines de seguridad nacional, a personal correccional o policial, ni contendrá aquellas divulgaciones realizadas antes del 14 de abril de 2003.
Para obtener una rendición de cuentas de las divulgaciones, envíe una solicitud por escrito al encargado de privacidad de MetroPlus. Su solicitud debe tener en cuenta un período de tiempo no mayor a seis años y no puede incluir fechas anteriores al 14 de abril de 2003. Si es posible, procesaremos su solicitud dentro de los 60 días. Si necesitamos más tiempo, podemos tomarnos hasta 30 días más. La primera lista que usted solicite en un período de 12 meses será gratuita. Tenemos derecho a cobrarle el costo de proporcionarle más listas dentro de los 12 meses de entregada una gratuita. Le comunicaremos el costo y usted puede optar por cancelar o modificar su solicitud antes de incurrir en más gastos.
- Derecho a solicitar que MetroPlus restrinja o limite la forma de utilización o divulgación de IPS acerca de usted para actividades relacionadas con tratamientos, pagos o cuidados de salud. Consideraremos su solicitud, pero por ley no estamos obligados a aceptarla. En caso de que la aceptemos, obraremos de acuerdo con su solicitud, a menos que algún proveedor necesite la información para proporcionarle un tratamiento de emergencia o que una divulgación sea requerida por ley.
Para solicitar una restricción, escriba al encargado de privacidad de MetroPlus. Su solicitud debe comunicarnos: (1) qué información desea limitar; (2) si desea limitar que nosotros la utilicemos, la divulguemos o ambas cosas; (3) a quién desea que se apliquen las limitaciones, por ejemplo, a su cónyuge, padre o madre.
- Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales. Tiene el derecho de pedirnos que le comuniquemos IPS de una forma determinada o a un lugar determinado. Por ejemplo, puede pedirnos que lo contactemos telefónicamente sólo al teléfono de su trabajo o sólo por correo a una dirección determinada. Accederemos a toda solicitud razonable con la que podamos cumplir. Para solicitar comunicaciones confidenciales, llame a nuestro Departamento de Servicios para Miembros al 1-800-303-9626 (TDD 1-800-881-2812).
- Derecho a obtener una copia en papel de este aviso. Usted puede obtener una copia en papel de este aviso en cualquier momento llamando a nuestro Departamento de Servicios para Miembros al 1-800-303-9626 (TDD 1-800-881-2812).
V. Cambios a las prácticas de confidencialidad y a este aviso
Nos reservamos el derecho de cambiar en cualquier momento nuestras prácticas de confidencialidad y este aviso de acuerdo con la ley. Estos cambios se aplicarán a toda información que conservemos acerca de usted. Si realizamos algún cambio significativo, le enviaremos un nuevo aviso por correo antes de que el cambio entre en vigencia.
VI. Quejas
Si usted piensa que MetroPlus ha violado sus derechos de privacidad, puede presentar una queja a nuestro encargado de privacidad en la dirección o el número de teléfono que aparecen más abajo, o puede llamar a Servicios para Miembros al 1-800-303-9626 (TDD 1-800-881-2812). También puede enviar una queja por escrito al Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos. No iniciaremos ninguna acción en su contra por haber presentado una queja.
VII. Información de contacto correspondiente al encargado de privacidad
Si tiene preguntas acerca de nuestras prácticas de privacidad o si desea presentar una queja o ejercer los derechos descritos anteriormente en la sección IV, puntos A, B, C y D, comuníquese con el encargado de privacidad de MetroPlus:
MetroPlus Privacy Officer
160 Water St., 3rd Floor
New York, New York 10038
Teléfono: (212) 908-8600 Fax: (212) 908-8620
Correo electrónico: MetroPlusPrivacyOfficer@nychhc.org
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